Devenir employeur ne s’improvise pas. Voici un plan d’action en trois étapes qui vous évitera bien des désillusions.
Définir vos besoins
Définissez précisément le poste et le profil souhaité. L’intitulé « assistante dentaire » recouvre des réalités bien différentes. Pour certains, il s’agit du métier d’aide dentaire, pour d’autres d’assistante polyvalente, pour d’autres encore de secrétaire de direction ou d’assistante au fauteuil. Établissez une liste des tâches que vous souhaitez faire effectuer à la future salariée afin d’établir une description de poste écrite. Pensez à vous projeter dans le futur. Songez à l’évolution du cabinet : « Aujourd’hui, j’ai besoin d’une personne qui sache prendre les rendez-vous sur un agenda papier mais, dans 1 an, je souhaite passer à l’agenda informatique, elle devra donc être à l’aise avec l’outil informatique. »
En outre, le profil recherché doit aussi être fondé sur le « savoir-faire » technique mais aussi sur le « savoir être ».
Lorsque vous avez déjà une assistante et que vous envisagez la création d’un nouveau poste, organisez une réunion avec votre équipe existante. Faites le point sur vos forces et vos faiblesses internes. Bien que le choix final vous appartienne, il est très important d’impliquer le personnel en place dans ce type de projet. L’intégration de la nouvelle salariée en sera facilitée.
Recruter
L’étape suivante consiste à recruter. Passer des annonces, conduire un entretien d’embauche et accomplir les formalités administratives sont autant de nouvelles étapes auxquelles nous n’avons pas été formés. N’hésitez donc pas à faire appel à des experts : cabinets de recrutement, organismes de gestion de cabinet, syndicats professionnels, comptables, avocats. Renseignez-vous sur les différents contrats possibles. Un conseil : commencez votre recherche au minimum 3 mois avant la période souhaitée. Vous ne trouverez sans doute pas la bonne personne tout de suite. Selon la région, il est même probable que vous devrez recruter une personne non diplômée que vous formerez.
En dernier ressort, devront être analysés les aspects comptables ; le coût doit être simplement évalué comme un critère indiquant la faisabilité de l’opération envisagée. L’embauche doit être considérée comme un investissement.
Vous devrez donc faire preuve :
• de méthode pour évaluer les compétences et les comportements attendus ;
• de prudence vu la complexité et l’évolution continuelle des règles sociales ;
• de lucidité pour être prêt à devoir « assumer » votre rôle d’employeur.
Intégrer
Cette dernière étape est de loin la plus importante et, malheureusement, elle est bien souvent négligée. Déterminez quel est le meilleur moment pour intégrer une nouvelle personne. Prévoyez 3 mois pour l’intégrer totalement. L’existence d’un manuel d’intégration est une aide précieuse. Des procédures écrites traduiront les aspects pratiques du poste. Des comptes rendus de mise au point, réunions d’évaluation, réunions d’équipe compléteront utilement tout objectif d’amélioration de la qualité du service requis.
Au-delà, c’est le respect mutuel des règles préétablies, un discours transparent et la volonté de chaque partie de rester à sa place qui constitueront les prérequis indispensables d’une collaboration réussie.
Conclusion
Ce plan d’action n’est qu’un guide simple pour vous permettre de préparer au mieux l’arrivée d’une nouvelle assistante. L’expérience peut malheureusement s’avérer négative. Ma dernière recommandation dans ce cas est de ne pas trop tarder avant d’entreprende un licenciement.